Privacyverklaring
Kort
- Gegevens gebruiken we voor offertes, sessies en facturatie — geen advertentieprofielen of doorverkoop.
- Ruwe sessiebestanden archiveren we maximaal 24 maanden, daarna verwijderen we tenzij je schriftelijk verlengt.
- Het formulier op contact kan via FormSubmit (VS) lopen; je kunt ook mailen of bellen.
- Verzoeken en klachten: [email protected] — toezicht: Autoriteit Persoonsgegevens.
1. Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor persoonsgegevens op nelkenshift.click en in onze studio aan Govert Flinckstraat 142, 1073 CG Amsterdam (wijk De Pijp), is:
Nelkenshift B.V. (besloten vennootschap (B.V.)), KvK 69985906, btw NL806374020B01. Statutair directeur: Sven de Vries. Bereikbaar via [email protected] of 020 244 8917.
We handelen volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Voor onze omvang is geen functionaris gegevensbescherming verplicht. Bedrijfsgegevens staan op juridische informatie.
2. Reikwijdte
Deze verklaring geldt voor websitebezoekers, aanvragers van offertes en klanten die bij Nelkenshift opnemen of mix/master laten uitvoeren: zang- en spraakopname, bandopname, mixage, mastering en podcast- en interviewopname.
Brengt een zakelijke opdrachtgever gasten, presentatoren of muzikanten mee, dan is die partij doorgaans verantwoordelijke voor hun gegevens. Wij verwerken dan als verwerker onder de verwerkersovereenkomst; voor hen geldt in eerste instantie het beleid van de opdrachtgever.
3. Categorieën persoonsgegevens
Contact en offerte: naam, e-mail, telefoon (optioneel), gekozen dienst, gewenste datum (optioneel) en projecttekst via contact of e-mail. Zonder minimale gegevens kunnen we geen tariefvoorstel doen (bijvoorbeeld diensten vanaf € 95 per uur incl. 21% btw).
Uitvoering: factuurgegevens, artiest- of bandnaam, planning, e-mail- en telefoonwisseling, betalingskenmerken. Pin in de studio loopt via onze bank; wij slaan geen kaartnummers op.
Audio: stem en performance zijn persoonsgegevens wanneer je herkenbaar bent. We gebruiken ze uitsluitend voor de opdracht. Neem je zelf video op, dan blijf jij verantwoordelijk voor beelden van anderen.
Technisch: TransIP B.V. bewaart serverlogs (IP-adres, tijd, URL, user-agent) voor beveiliging. Je keuze in het cookiebandeau staat lokaal; zie cookiebeleid.
We vragen geen gezondheidsgegevens. Moet je verzetten, geef aan dat je niet beschikbaar bent — geen medische stukken nodig.
4. Doelen, grondslagen en bewaartermijnen
| Doel | Gegevens | Grondslag | Bewaren |
|---|---|---|---|
| Reageren op aanvragen | Formulier, mail | Stappen vóór contract / gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 b en f AVG) | 3 jaar na laatste contact |
| Boeken en uitvoeren | Contact, planning, project | Overeenkomst (art. 6 lid 1 b) | 5 jaar na einde relatie |
| Archief sessies | Ruwe takes, projectmappen | Overeenkomst | 24 maanden na levering, tenzij anders in offerte |
| Administratie | Factuur, betaling | Wettelijke plicht (art. 6 lid 1 c) | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Geschil | Dossier, mail | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f) | Tot afronding plus termijnen |
| Sitebeveiliging | Logs host | Belang / wettelijke plicht | Max. 12 maanden |
| Cookievoorkeur | nlkn_consent_v1 | Telecommunicatiewet | 182 dagen |
Geen verkoop of verhuur van gegevens. Geen nieuwsbrieven. Nieuw gebruik toetsen we aan het oorspronkelijke doel of vragen we aparte toestemming.
5. Stem, publiciteit, leeftijd en AI
We plaatsen geen clips van je sessie op nelkenshift.click, geen studio-selfies met herkenbare gezichten en noemen je artiestennaam niet in marketing zonder schriftelijke akkoord.
Opnamen worden niet ingezet om machine-learningmodellen te trainen of stemimitaties te bouwen zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de betrokkene. Zie algemene voorwaarden en disclaimer.
Boekingen voor personen onder 16 jaar lopen via ouder of voogd. Het formulier is bedoeld voor volwassenen die zelf kunnen contracteren.
6. Ontvangers binnen en buiten Nelkenshift
Intern hebben alleen medewerkers toegang die dat voor planning, opname of administratie nodig hebben (team op over ons).
- TransIP B.V., Vondellaan 47, 2332 AA Leiden, the Netherlands — hosting, e-mail en back-ups, doorgaans binnen de EER;
- FormSubmit (Verenigde Staten) — doorsturen van het contactformulier naar [email protected];
- boekhouder — factuurgegevens, gebonden aan beroepsgeheim;
- bank — betalingen;
- overheidsinstanties — wanneer de wet dat verlangt.
Verwerkers tekenen artikel 28 AVG-afspraken. Klanten ontvangen alleen bestanden die bij hun opdracht horen.
7. Doorgifte buiten de EER
Kerngegevens en studio-archief staan bij TransIP B.V. in Nederland. FormSubmit verwerkt formulierinhoud in de Verenigde Staten; die doorgifte is nodig om je aanvraag te behandelen (art. 49 lid 1 onder b AVG — handelingen op jouw verzoek vóór een contract).
Wil je FormSubmit vermijden, stuur je bericht rechtstreeks naar [email protected] of bel 020 244 8917; we reageren binnen 2 werkdagen waar mogelijk.
8. Beveiliging
Maatregelen omvatten HTTPS-only, accounts met sterke wachtwoorden, versleutelde schijven waar haalbaar, fysiek afgesloten pand buiten ma–vr 10–22, za 11–18, en verwijdering van archief na 24 maanden. Sessies in de live room (circa 42 m²) zijn niet openbaar streambaar.
Bij een datalek met waarschijnlijk risico melden we de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we je wanneer de AVG dat vereist. Online verzending blijft altijd enigszins risicovol; na ontvangst beschermen we data binnen redelijke grenzen.
9. Rechten van betrokkenen
Je kunt inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang vragen, en toestemming intrekken waar die de grondslag is.
Stuur je verzoek naar [email protected] of per post: Govert Flinckstraat 142, 1073 CG Amsterdam. Binnen één maand reageren we; complexe dossiers mogen we met twee maanden verlengen met uitleg. Meestal kost uitoefening niets.
Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl. Probeer eerst veelgestelde vragen of direct contact — veel punten zijn snel opgelost.
10. Cookies en vergelijkbare opslag
Geen analytics- of advertentietrackers. Alleen je bandeau-keuze onder sleutel nlkn_consent_v1 gedurende 182 dagen in localStorage. Uitleg en wijzigen: cookiebeleid en .
11. Externe sites
Links naar kaarten (OpenStreetMap) of app-winkels hebben eigen policies; wij beheren die niet. Zie sitemap voor onze pagina’s.
12. Wijzigingen
Deze verklaring is informatief en beperkt je wettelijke rechten niet. Bij wijzigingen in diensten of regels publiceren we een nieuwe versie op deze pagina met ingangsdatum 15 oktober 2026. Ingrijpende wijzigingen communiceren we actieve klanten per e-mail waar redelijk.
Contact: Nelkenshift B.V., Govert Flinckstraat 142, 1073 CG Amsterdam — [email protected].